La riunione efficace.

Elementi fondamentali per organizzare una riunione


Quadro generale.

Elementi fondamentali per organizzare una riunione.

La preparazione della riunione.

Definizione dell'obiettivo.Svolgimento della riunione.

Svolgimento della riunione.

Conclusione della riunione.


Quadro generale.

Prima di iniziare una riunione è bene domandarsi quanto possa tornare utile per gli scopi prefissati un lavoro organizzativo di tale fatta. Indire una riunione e parteciparvi non deve venir considerata un ultima spiaggia, o peggio ancora uno strumento da utilizzare quando non si sa quali pesci pigliare.

Il ritrovarsi a discutere un determinato problema deve valerne la pena, ed essendo questo un sistema complesso da attivare, è utile prima considerare se non vi sia un sistema migliore per ottenere i risultati che ci si aspetta senza indire una riunione.

Non è possibile in ogni caso, una volta indetta la riunione, pensare in anticipo di essere in grado di guidarla, controllando le manifestazioni dei partecipanti, verso gli esiti prefissati.

Ogni riunione è un momento di confronto dove si profila l'immagine dell'organizzazione, i membri dell'assemblea ricevono un preciso riscontro del clima che vivono all'interno dell'organizzazione.

Una riunione improduttiva o inutilmente lunga non può che produrre effetti negativi sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione, rimandando un immagine confusa e poco utile per il lavoro che i singoli portano avanti all'interno, e una figura dal profilo poco chiaro per chi si trova a contattarla dall'esterno.

Competenze e professionalità dei singoli sono riunite nel momento della riunione che diviene, per questo, fondamentale per aggregare assieme; tanto quanto, in altri momenti, l'organizzazione, per fini funzionali, disgrega le singole competenze in modo capillare, delegando ad ognuno specifiche mansioni specialistiche.

E' immediato poter avere in una riunione una pluralità di punti di vista che permettono di cogliere le differenze, in un clime anche costruttivo, all'interno della stessa organizzazione, trovando più facilmente il modo di convergere in un'unica direzione.

Tutti quanti possono e devono sentirsi protagonisti all'interno della riunione affinchè questa non risulti una sterile rappresentazione, messa in scena da un pugno di attori, per nulla rappresentativa dell'organizzazione stessa.

La buona riuscita di una riunione dipende, in modo proporzionale, da tutti i partecipanti, ogni individuo è giusto che si trovi egualmente promotore ed usufruttuario dei risultati ottenuti.

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Elementi fondamentali per organizzare una riunione.

Gli elementi fondamentali che occorrono per rendere efficace ed efficente una riunione sono:

La preparazione della riunione che raccoglie tutto il lavoro antecedente all'incontro.

La conduzione della riunione, momento in cui vengono sviluppate le parti dell'incontro.

La collaborazione dei partecipanti alla riunione, come ricerca di quella partecipazione fondamentale alla riuscita dell'incontro stesso.

E molto importante, al momento in cui si organizza una riunione, conoscere lo scopo dell'incontro, in modo da limitare al minimo le sorprese e condurre l'incontro più facilmente nella direzione voluta.

Lo scopo dell'incontro, nel momento che è conosciuto, costituisce un utile terreno di scambio dove giocare i propri ruoli, permettendo, in altre parole, di sviluppare quelle aspettative reciproche che sono orientate ad un interesse comune ed a una buona riuscita dell'assemblea.

Parliamo ora in dettaglio dei momenti che caratterizzano lo svolgersi di una riunione, dal momento della sua preparazione, attraverso il suo sviluppo, fino alla sua conclusione.

La preparazione della riunione.

La preparazione della riunione è scomponibile in due parti l'aspetto delle fasi logiche e quello legato alle indicazioni di metodo.

La preparazione di una riunione va curata in modo particolare perchè costituisce il momento in cui si stendono le basi, nonchè i presupposti, sui quali si svilupperà l'intero incontro, è quindi utile muoversi in modo chiaro e definito per non dover tornare a riprendere parti o passi della sua preparazione, perchè mancanti o poco chiari al momento dello sviluppo della riunione.

Per ogni punto delle fasi logiche di una riunione abbiamo sviluppato una comparazione all'indicazione di metodo che è posibile seguire. Il confronto tra logica e metodo ci sembra utile, durante la preparazione di una riunione, dal momento che costituiscono da un lato l'elemento cognitivo, la logica dell'organizzazione, e dall'altro lato l'elemento operativo, il metodo da seguire per prospettarsi un'efficace sviluppo della riunione.

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Definizione dell'obiettivo.

E' fondamentale definire gli obiettivi o i risultati che ci si aspetta dall'organizzare una riunione. Ogni obiettivo/risultato va poi confrontato con gli obiettivi/risultati che l'organizzazione, e in senso più allargato la struttura operativa
nell'insieme, nel complesso si aspetta, e la congruenza tra gli aspetti che si vogliono ottenere dalla riunione e tali obiettivi.

Questo elemento di congruenza è un aspetto molto importante per connettere assieme la funzionalità di una riunione con il clima che si vive nell'ambiente circostante, così da non creare di tale assemblea un isola staccata dal continente.

Ogni fase organizzativa va poi considerata nel suo interno in quanto ogni elemento può favorire la riuscita degli obiettivi attesi; nel far ciò può tornare utile confrontare l'operato organizzativo utilizzato con altri procedimenti avviati in altri momenti organizzativi equivalenti, in modo tale da evitare problemi che possono essere sorti in altre occasioni durante simili procedure.

La natura o scopo della riunione va stabilita in modo logico in anticipo avendo l'accortezza di indicare i ruoli che le singole persone rivestiranno durante l'incontro,in modo tale che sia sempre presente, per tutto il corso della riunione, la direzione che si desidera tenere attraverso i ruoli potati avanti dai singoli attori.

Ogni riunione possiede una sua propria tipologia che va confrontata con gli obiettivi che si desidera ottenere. Come in una reagia teatrale si devono curare aspetti quali la coreografia, la trama, i ruoli dei singoli, la sceneggiatura, pur lasciando liberi gli attori di apporreil proprio contributo nell'interpretazione dell'opera; così una riunione deve poter essere la rappresentazione liberamente interpretata, in un preciso spazio, con idonei strumenti, dello sviluppo di una situazione-problema per cui ci is è trovati e riuniti.

Un primo elemento da porre all'attenzione di ogni persona convocata per la riunione è l'ordine del giorno a cui ci si deve attenere, un ordine che deve risultare preciso, concreto, realizzabile, che non dia adito ad equivoci o malintesi, e che delinei, in un elenco in sucessione, argomenti ed obiettivi annessi.

E' poi utile elencare ad ogni partecipante l'elenco delle persone convocate, in modo che ogni persona abbia sotto gli occhi il cuorum dell'assemblea. La selezione dei partecipanti va poi fatta per riunire assieme persone competenti in materia e coinvolte, direttamente o indirettamente, dalle conseguenze degli obiettivi che ci si è dati.

Risulta di utilità fissare la data della riunione in anticipo, nonchè il luogo preciso dell'incontro, l'orario d'inizio e di conclusione dell'incontro; è basilare che le persone, convocate in tempo utile per l'incontro, possano programmarsi in tempo gestendosi il resto della giornata per ev entuali altri impegni, nonchè spostamenti.

Un' eventuale documentazione, da far giungere in anticipo ai partecipanti, può poi risultare utile se si desidera che le persone si presentino all'incontro con le idee chiare sul lavoro da sviluppare. Allegato al materiale va considerata l'opportunità di fornire un'indicazione specifica sull'uso che si desidera della consultazione del materiale distribuito, nonchè il grado di approfondimento che si desidera venga raggiunto.

Quest'ultimo lavoro permette di avere un insieme di persone omogenee rispetto alle conosenze specifiche delle materie da trattare, il che favorisce l'intesa e lo scambio diretto di impressioni e di punti di vista differenti.

Una tempestiva spedizione delle lettere o dei messaggi di convocazione ai partecipanti, con richiesta di conferma che verrà registrata in tempo, permetterà una precisa gestione di tempi e di spazi a favore della riuscita della riunione.
Per concludere all'aspetto logico e di metodo della riunione non rimane che provvedere alla sistemazione di materiale ed arredi didattici nel luogo prescelto, ed un ultima ricognizione alle strutture organizzative mosse con le disposizioni date.

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Svolgimento della riunione.

Per quanto riguarda lo svolgimento della riunione si può dire che un buon inizio parte dal predisporre l'assemblea al "si", trovando modo di introdurre lo scopo dell'incontro, che sarà già stato distribuito nel materiale spedito, con qualcosa di credibilmente veritiero, anche ovvio se necessario, ma che accenda il "si" tra le presone convocate; a riguardo possono tornare utili convenevoli quali le condizioni metereologiche. Dopo aver confermato lo scopo dell'incontro vanno precisati, in modo preciso, gli obiettivi della riunione e contemporaneamente va verificata la comprensione e l'eventuale condivisione degli obiettivi prescelti.

Questo lavoro di verifica sulla comprensione e la condivisione degli obiettivi è molto utile, bisogna diffidare di qualunque intesa reggiunta "tra le righe", il rischio implicito in un intesa di tal genere è che ci sia un incomprensione di fondo e quindi un equivoco irrisolto, e che solo una parte dei partecipanti sia realmente associate alle sclte fatte dall'assemblea.

E' possibile poi passare a riformulare i contenuti dell'ordine del giorno e precisare i tempi entro cui si desidera rimanere. Chiarezza e ridondanza non sono mai troppe quando si ha a che fare con un certo numero di persone, meglio impiegare un tempo più lungo per definire in dettaglio i presupposti da cui partire, che non dover ritornare, durante la stessa riunione, a ridefinire i termini del confronto, o peggio ancora indire una nuova riunione dopo che non si è riusciti a rimanere nei tempi prefissati. Lasciamo al lettore immaginare con quale spirito gli individui reduci da una tale esperinza, si potranno presentare alla riunione successiva.

Risulta importante per una buona organizzazione dello svolgimento di una riunione, come già accennato, sottolineare il ruolo dei convenuti. Il segretario metterà a verbale ciò che vien detto, discusso e deciso durante l'incontro. Il moderatore guiderà gli interventi tenendo sempre presente scopi ed obiettivi dell'incontro, permettendo ad ogni partecipante di intervenire nel dibattito. Il conduttore scandirà modi e tempi di sviluppo della discussione fissandone gli elementi più significativi che saranno ripresi dal replicante o passivo, che ripeterà i vari passaggi permettendo a tutti un costante aggiornamento sui passi che si sono fatti, e così di seguito per le altre figure presenti.

Per organizzare il tutto è indispensabile concordare un procedimento di lavoro che dovrà essere rispettato e sul quale, una volta concordato, tutti si dovranno costantemente trovare d'accordo. E' dunque auspicabile come regola che il procedimento concordato vada rispettato e sia fatto rispettare da tutti indistintamente.

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Conclusione della riunione.

A conclusione della riunione vanno sintetizzati i risultati ottenuti, lodando l'assemblea per le capacità dimostrate e l'interesse espresso, si sottolineranno i consensi ed eventuali riserve.

Anche in questa fase non è mai abbastanza il tempo impiegato per sottolineare gli sviluppi ottenuti assieme nel lavoro svolto, sopratutto quando si riesce a passare dei messaggi che, oltre a censire il lavoro fatto, ne mettono in risalto aspetti e possibili sviluppi che non per tutti possono essere di immediata realizzazione.

Andranno poi registrate omissioni o rinvii indicando i momenti in cui vi sarà occasione di trattare gli argomenti che non si è riusciti a vedere. Fondamentale è precisare impegni e responsabilità individuali derivanti dalle decisioni ole comunicazioni prese durante la riunione.

Queste chiarezze sono fondamentali per dare corso a ciò che è stato trattato e sviluppato dall'assemblea, rendere esecutive le decisioni ed operative le comunicazioni, dare vita e sviluppo al potere decisionale di cui la riunione può venir investita.

Il verbale ricavato durante l'incontro, una volta steso ed elaborato, è utile che venga inviato ai partecipanti, sottolineando nel testo risultati e deliberazioni ottenute, nonchè responsabilità verso gli adempimenti attesi.

A conclusione di tutto il lavoro organizzativo vanno poi anticipate date e temi ipotizzabili per i prossimi incontri in modo tale che le persone possano cominciare a raffigurarsi le tappe e gli sviluppi sucessivi e futuri.

Con questo si conclude la panoramica sull'organizzazione di una riunione efficace.

E indubbio che, al di là della traccia da noi seguita in questa nostra esposizione attraverso gli elementi che riteniamo più significativi dell'organizzazione di una riunione, molto del lavoro che rimane è legato alle vostre personali esperienze e necessità, non rimane che augurarvi un felice utilizzo di quel complesso momento di concerto di forze, scelte, confronti, decisioni che si presentano ogni qual volta ci si trovi a partecipare ad una riunione.

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